社内規程の整備は、多くの中小企業で「必要だと分かっているが後回しになっている」業務の筆頭です。就業規則だけは労働基準監督署に届け出たものの、旅費規程や車両管理規程は口頭の慣行のまま運用されている、という状態は珍しくありません。総務担当者が判断に迷うたびに前任者の記憶や過去の処理例を探しにいく状況では、対応が人によって変わり、説明もできません。
規程づくりは法律の専門知識を要する作業だと思われがちですが、実務で必要なのは体系の整理と、条文の型を知ることです。本記事では、規程の体系と改定決裁者の整理、就業規則をめぐる法定の要件、条文の書き方の型、整備の進め方、規程が形骸化する原因、実務チェックリスト、電子ワークフローに乗せた場合の変化までを解説します。
社内規程は何のためにあり、どう体系立てるか
規程は、監督官庁に提出するために作る書類ではありません。判断を毎回やり直さないための資産です。まずはその位置づけを確認したうえで、自社の規程をどのような階層で構成するかを決めます。
規程がないと判断が担当者に依存する
出張の宿泊費をいくらまで認めるか、慶弔見舞金をどの範囲の親族まで支給するか、退職時に貸与品をいつまでに返却させるか。こうした判断は、規程がなければ担当者がその場で決めることになります。担当者が代われば基準も変わり、従業員から見ると会社の対応が一貫していないと映ります。
規程を作る本質的な意味は、この属人化を止めることにあります。一度決めて文書にしておけば、次からは規程を参照するだけで済み、判断にかかる時間と説明の負担が同時に減ります。総務業務の効率化を検討するとき、最初に手を付けるべき対象は規程の整備であることが多いのは、この理由によります。
規程は従業員に対する会社の約束でもある
規程には、会社が守るべき事項も書かれます。給与の支払日、休暇の取得手続、経費の精算期限といった内容は、従業員側から見れば会社に対して主張できる根拠になります。したがって規程を作る作業は、会社が一方的にルールを課す行為ではなく、双方の予測可能性を高める行為です。
この視点を持つと、規程の書き方も変わります。実行するつもりのない条文を体裁のために書き込むと、後から会社が自らの規程に反する運用をしている状態になります。書ける範囲で正確に書き、書けないことは書かないという姿勢が、結果的に会社を守ります。
四層の体系で整理する
個別の規程を作り始める前に、階層の設計を済ませておきます。ここが後々の改定作業の負担を大きく左右します。次の表は、法人の内部ルールを定款から様式まで四層で整理したものです。位置づけ・改定の決裁者・周知の範囲を並べると、どの文書をどこまで慎重に扱うべきかが見えます。
| 階層 | 具体例 | 位置づけ | 改定の決裁者 | 周知の範囲 |
|---|---|---|---|---|
| 定款 | 定款 | 法人の根本規則。会社法上の手続に従う | 株主総会（特別決議） | 登記・法定の備置きによる |
| 規程 | 就業規則、給与規程、旅費規程、車両管理規程、稟議規程、職務権限規程、文書管理規程 | 全社に適用される基本ルール | 取締役会または代表取締役 | 全従業員（就業規則は法定の周知義務あり） |
| 細則・要領 | 旅費精算取扱要領、車両貸出手続細則、稟議運用要領 | 規程を運用するための具体的な手順・金額表 | 担当役員または管理部門長 | 関係部門および実務担当者 |
| 様式 | 出張申請書、旅費精算書、車両貸出申請書、稟議書 | 実際に記入・提出する帳票 | 管理部門長または主管部門長 | 実際に使用する従業員 |
原則は規程に、数値と手順は細則に、記入項目は様式に置きます。層ごとに改定手続の重さを変えておけば、実勢に合わせた見直しを機動的に行えます。
三層に分ける理由は改定の機動性にある
規程・細則・様式を分ける最大の理由は、改定手続の重さを変えられるからです。宿泊費の上限額を旅費規程の本文に書き込んでしまうと、金額を1,000円変えるだけで取締役会の決議が必要になります。年に一度の見直しでも決議が必要となれば、実務は改定を避けるようになり、規程と実態が乖離していきます。
そこで、規程の本文には「宿泊費は、役職および出張先の区分に応じて別に定める旅費精算取扱要領による」と書き、金額表は要領側に置きます。要領の改定は管理部門長の決裁で足りるようにしておけば、実勢に合わせた見直しが機動的に行えます。原則を規程に、数値と手順を細則に、記入項目を様式に置くという振り分けが基本になります。
規程間の関係を整理して重複を防ぐ
規程を個別に作っていくと、同じ内容が複数の規程に書かれる状態が生まれます。たとえば出張時の交通費の承認者が、旅費規程と職務権限規程の両方に書かれ、しかも内容が食い違っているというケースです。改定のたびに片方だけが更新され、矛盾が固定化します。
これを防ぐには、承認権限に関する事項は職務権限規程に集約し、他の規程からは参照する形にします。金額基準の考え方については稟議の決裁権限（金額基準）をどう設定するかで整理していますので、職務権限規程を作る際にあわせて確認してください。承認の段数や合議の入れ方については決裁ルート（承認フロー）をどう決めればよいかが参考になります。
就業規則をめぐる法定の要件
数ある規程のなかで、就業規則だけは法律上の作成義務と手続が定められています。他の規程と同じ感覚で扱うと、届出や周知の漏れにつながります。
常時10人以上で作成・届出の義務がある
労働基準法第89条により、常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署に届け出なければならないとされています。違反は同法第120条により30万円以下の罰金の対象となります。
この「常時10人以上」の数え方は誤解が多い部分です。正社員だけでなく、パート・アルバイトも含めて数えます。派遣社員は派遣元でカウントされるため自社では数えません。役員や、業務委託契約の個人事業主も含みません。事業場ごとに判断するため、本社と支店で別々にカウントする点にも注意が必要です。制度は改正されることがあるため、実際の運用にあたっては最新の公式情報（厚生労働省等）や顧問社労士に確認してください。
意見書の添付と周知が必要とされている
労働基準法第90条により、就業規則の届出にあたっては、過半数労働組合、それが無い場合は労働者の過半数を代表する者の意見書を添えることとされています。意見書は同意書ではないため、反対意見であっても届出そのものは可能ですが、意見を聴く手続を経ていないと届出が受理されません。
さらに労働基準法第106条により、就業規則は労働者に周知しなければならないとされています。見やすい場所への掲示、備付け、書面の交付といった方法が挙げられており、違反は同法第120条第1号により30万円以下の罰金の対象となります。作って届け出るだけでは足りず、従業員がいつでも見られる状態にして初めて手続が完結します。
絶対的必要記載事項を確認する
就業規則には、必ず記載しなければならない事項が定められています。次の表の三区分が絶対的必要記載事項です。自社の就業規則を点検する際は、まずこの三点が漏れなく書かれているかを確認してください。
| 区分 | 記載すべき内容 | 点検の観点 |
|---|---|---|
| 労働時間関係 | 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合の就業時転換に関する事項 | 実際のシフト運用と条文が一致しているか。休暇の種類が網羅されているか |
| 賃金関係 | 賃金の決定・計算・支払の方法、賃金の締切り・支払の時期、昇給に関する事項 | 締め日と支払日が実際の運用と合っているか。昇給の時期が書かれているか |
| 退職関係 | 退職に関する事項（解雇の事由を含む） | 解雇事由が具体的に列挙されているか。定年と再雇用の扱いが書かれているか |
なお、年次有給休暇の申請手続のように、休暇の運用細部まで踏み込んで整理したい事項は、就業規則の条文と実務ルールを対応させて設計する必要があります。休暇の申請ルールの組み立て方は有給休暇の申請ルールを整備する際に確認すべきことで詳しく扱っています。
条文の書き方には型がある
規程の条文は、独自の言い回しを考える必要はありません。目的・適用範囲・定義・手続・例外・改廃という並びが基本の型であり、この順序に沿えば読みやすい規程になります。
冒頭に置く三条の型
規程の冒頭は、目的・適用範囲・定義の三条で構成するのが定型です。実際の条文は次のような体裁になります。
第1条（目的） この規程は、当社における社用車の管理および使用に関する基本的事項を定め、車両の適正な運用と安全の確保を図ることを目的とする。
第2条（適用範囲） この規程は、当社が所有し、またはリース契約により使用するすべての自動車および、これを使用するすべての従業員に適用する。
第3条（定義） この規程において「社用車」とは、当社が業務の用に供する目的で所有またはリースする自動車をいい、従業員が所有する自動車を業務に使用する場合を除く。
目的の条文は一文で書き、「〜を定め、〜を図ることを目的とする」という形にまとめます。適用範囲では、対象となる物と人の両方を書くことが重要です。定義の条文では、その規程のなかで繰り返し使う言葉のうち、解釈が分かれうるものだけを挙げます。すべての用語を定義しようとすると条文が肥大化します。
手続と例外の書き方
手続の条文は、主語と行為を明確にします。「申請するものとする」ではなく「使用しようとする者は、使用日の前営業日までに、車両貸出申請書により管理部門長の承認を得なければならない」というように、誰が・いつまでに・何によって・誰の承認を得るのかを一文に収めます。期限と様式名を条文に書き込むことで、細則を読まなくても手続の骨格が分かります。
例外を認める場合は、必ず条文に書きます。次のような書き方が基本形です。
第8条（緊急時の取扱い） 前条の規定にかかわらず、緊急やむを得ない事由により事前の承認を得ることができない場合は、管理部門長へ電話その他の方法により連絡し、その承認を得たうえで社用車を使用することができる。この場合、使用者は使用した日の翌営業日までに車両貸出申請書を提出しなければならない。
「前条の規定にかかわらず」という書き出しで例外であることを示し、例外を認める条件、代替の手続、事後に行うべきことの三つを書きます。例外を条文に入れずに運用だけで認めていると、担当者が代わった時点で条件が失われ、やがてすべてが例外になります。
改廃手続を規程自身に書いておく
規程の末尾には、その規程をどのように改定・廃止するかを定める条文を置きます。これが無いと、改定の権限者が不明確になり、誰が決めたのか分からない改定が積み重なります。
第15条（改廃） この規程の改廃は、取締役会の決議による。ただし、別表に定める金額および様式の変更は、管理部門長の決裁により行うことができる。
この条文には、本体の改定は重い手続で、別表と様式の変更は軽い手続で、という二段構えを書き込んでおきます。あわせて、規程の最後に改定履歴の欄を設け、改定日・改定内容の要旨・決裁者を一行ずつ記録します。履歴があると、なぜその条文になったのかを後から追えるため、次の改定時の検討が格段に楽になります。
規程整備の進め方
規程整備は、就業規則から着手すると重すぎて止まります。次の六段階で、負担の軽いところから成果を積み上げてください。
Step 1〜3：棚卸し、優先順位づけ、骨格の作成
Step 1は現状の棚卸しです。現在存在する規程・細則・様式をすべて集め、最終改定日と決裁者を一覧にします。この時点で、10年以上改定されていない規程や、決裁者が不明な文書が見つかることが多くあります。Step 2は優先順位づけです。判断に迷う頻度が高い領域から着手します。多くの会社では、旅費・経費精算、車両管理、稟議・決裁の三つが上位に来ます。
Step 3は骨格の作成です。目的・適用範囲・定義・手続・例外・改廃という条文構成に沿って、条文の見出しだけを先に並べます。中身を書く前に骨格を作ると、必要な条文の抜けが早い段階で分かります。
Step 4〜6：本文の執筆、レビュー、周知
Step 4は本文の執筆です。現在の実務を観察し、実際に行われている手順をそのまま条文に落とします。あるべき姿から書き始めると、規程と実態が最初から乖離します。Step 5はレビューです。就業規則および賃金・労働時間に関わる規程は、顧問社労士の確認を受けることをおすすめします。契約関係に踏み込む規程は顧問弁護士の確認が望ましいです。
Step 6は周知です。承認された規程を全従業員が閲覧できる場所に置き、いつ施行されるかを明示して通知します。就業規則については前述のとおり法定の周知義務があります。周知の方法と実施日を記録に残しておくと、後日の説明が容易になります。
規程が形骸化する原因
規程は作った時点が最も整っており、そこから徐々に実態から離れていきます。よく見られる原因を四つ挙げます。
周知されていないため効力の問題が生じる
規程を作成し決裁も得たものの、全従業員に知らされておらず、ファイルサーバーの奥に保存されているだけ、という状態があります。この場合、規程に基づいて従業員に不利益な取扱いをしようとしても、そのような規程を知らされていなかったという主張を受ける余地が残ります。
就業規則については労働基準法第106条の周知義務が定められていますが、他の規程についても、従業員に義務を課す内容であれば周知が前提になると考えるのが安全です。周知の方法を規程の附則に書き込み、実際にいつ・どの方法で周知したかを記録しておくことをおすすめします。
どこにあるか分からず誰も読んでいない
規程が複数のフォルダに分散し、最新版と旧版が混在している状態では、実務担当者は規程を探すより前任者に聞くほうが早いと判断します。結果として、規程は存在するのに参照されないという状態になります。
対策は単純で、規程の保管場所を一か所に定め、規程一覧に最終改定日を明記することです。一覧に載っていない文書は規程として扱わない、という原則を決めておけば、旧版が独り歩きすることも防げます。フォルダ名やファイル名の付け方まで文書管理規程で定めておくと、担当者が代わっても構造が維持されます。
規程と実運用が乖離し、規程のほうが嘘になっている
最も深刻なのがこの状態です。規程では出張申請を3営業日前までと定めているのに、実際には前日申請が常態化している。規程では月末締めで精算すると書いてあるのに、実務では翌月10日まで受け付けている。こうした乖離が放置されると、規程は「守らなくてよいもの」として認識され、他の条文の拘束力まで弱まります。
乖離を見つけたら、実態を規程に合わせるか、規程を実態に合わせるかを決めます。判断の基準は、その条文に統制上の意味があるかどうかです。意味がないのに形式的に厳しくしている条文であれば、実態に合わせて緩めるほうが健全です。年に一度、規程と実務の突合を行う機会を設けることをおすすめします。
ひな形をそのまま使い、自社に無い役職名が残る
市販のひな形やインターネット上の文例を流用すると、自社に存在しない役職名や部署名が条文に残ることがあります。「本部長の承認を得る」と書かれているが自社に本部長という職位はない、「人事部へ提出する」とあるが人事部は存在せず総務が兼務している、といった状態です。
こうした条文があると、その手続は誰も実行できません。ひな形を使うこと自体は効率的ですが、必ず役職名・部署名・様式名を自社の実態に置き換えてください。あわせて、条文中の職位は氏名ではなく役職で書き、組織変更があった場合の読み替え規定を附則に置いておくと、改定の頻度を減らせます。
実務チェックリスト
自社の規程整備の状況を、次の項目で点検してください。総務担当者が一人で確認できる粒度にしてあります。
- 現在有効な規程・細則・様式の一覧を作り、最終改定日を記載してあるか
- 規程・細則・様式の三層に分け、数値と手順を細則側に置いてあるか
- 各規程に、目的・適用範囲・定義の条文を置いてあるか
- 各規程の末尾に改廃手続の条文があり、決裁者が明記してあるか
- 改定履歴（改定日・改定内容・決裁者）を規程ごとに残してあるか
- 就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署に届け出てあるか（常時10人以上の事業場）
- 就業規則の届出にあたり、過半数代表者等の意見書を添付してあるか
- 就業規則に絶対的必要記載事項の三区分が漏れなく記載されているか
- 規程を全従業員が閲覧できる状態にし、周知の方法と実施日を記録してあるか
- 承認権限に関する事項を職務権限規程に集約し、他の規程からは参照する形にしてあるか
- 条文中の役職名・部署名・様式名が、自社に実在するものになっているか
- 年に一度、規程の条文と実際の運用を突き合わせる機会を設けてあるか
電子ワークフローに乗せるとどう変わるか
規程を紙の冊子やファイルサーバー上の文書として運用している限り、規程と実務の間には常に距離が残ります。従業員は規程を読んでから申請するのではなく、様式に記入して提出するだけです。規程に書かれた期限や承認者は、様式の運用のなかで自然に失われていきます。前日申請が常態化する背景には、この構造があります。
申請と承認を電子ワークフローに載せると、規程の条文が申請画面の挙動として実装されます。使用日の前営業日までという期限は入力制限として、管理部門長の承認という要件は承認ルートとして、緊急時の例外は別の申請区分として設定できます。従業員が規程を読んでいなくても、画面に従えば規程どおりの手続になるという状態が作れます。
もう一つの変化は、実態の可視化です。どの申請区分が何件あり、緊急時の例外がどれだけ使われているかが数字で分かるようになります。例外が全体の三割を占めているのであれば、それは規程の期限設定が実務に合っていないという証拠です。年に一度の規程見直しを、勘ではなく実績に基づいて行えるようになります。本記事で整理した条文の手続部分は、そのまま承認くんの申請書テンプレートと承認ルートとして設定できます。
ただし、電子化しても規程そのものが不要になるわけではありません。システムの設定は「どう動くか」を定めるだけで、「なぜそう定めたか」は残りません。規程と改定履歴が正本として残っていて初めて、設定変更の妥当性を後から検証できます。規程を整えてからシステムに落とすという順序を守ってください。
まとめ
社内規程の整備は、定款・規程・細則・様式の四層で体系を整理するところから始まります。原則を規程に、数値と手順を細則に、記入項目を様式に振り分けておけば、実勢に合わせた見直しを機動的に行えます。就業規則については、労働基準法第89条により常時10人以上の労働者を使用する事業場に作成・届出の義務があり、パート・アルバイトも人数に含まれます。第90条の意見書の添付、第106条の周知義務、そして絶対的必要記載事項の三区分は、最低限の確認事項として押さえておいてください。条文は目的・適用範囲・定義・手続・例外・改廃という型に沿って書き、改廃手続と改定履歴を規程自身に持たせることが要点です。
次の一歩としておすすめするのは、現在存在する規程・細則・様式をすべて集め、最終改定日と決裁者を一覧にすることです。半日ほどの作業ですが、10年以上改定されていない規程や、決裁者が分からない文書、自社に無い役職名が残ったひな形が必ず見つかります。その一覧を眺めれば、着手すべき優先順位は自ずと決まります。すべてを一度に整えようとせず、判断に迷う頻度が高い領域から一本ずつ形にしていくことが、規程整備を完走させる出発点になります。
