社用車の点検記録をどう付ければよいか、実務のポイントを解説します

社用車を数台持っている会社では、点検記録の用紙がダッシュボードに挟まったまま何か月も更新されていない、という状態がしばしば起こります。総務担当者がそれに気づくのは、車検の見積もりを取るときや、事故が起きて記録の提出を求められたときです。

点検記録は「一枚の用紙にまとめて書けばよいもの」ではありません。根拠となる法令も、実施の頻度も、保存すべき期間も、記録する人も異なります。本記事では、3種類の記録の違いの整理から、記録用紙に書く項目の実例、整備を進める手順、形骸化する原因、実務チェックリスト、電子化による変化までを解説します。

社用車の点検記録は3種類ある

社用車まわりで「点検記録」と呼ばれている書類には、根拠の異なる3種類が混ざっています。区別をつけないまま進めると、どれか一つだけを整備して「対応済み」と思い込むことになります。

3種類の記録を一覧で整理する

自社がどれを整備できていて、どれが抜けているかを次の表で確認してください。

記録の種類	根拠	頻度	保存期間	記録者
点検整備記録簿	道路運送車両法第48条	自家用乗用自動車は1年ごと／事業用自動車および車両総重量8トン以上の自家用自動車は3か月ごと	原則1年間（車種によって2年間）	点検を実施した者
日常点検の記録	運行前の安全確認として実施	運行前（実務上は始業時）	社内規程で定める	その日の運転者
酒気帯び確認の記録	道路交通法	運転の前後	1年間	安全運転管理者

点検整備記録簿、日常点検の記録、酒気帯び確認の記録は、根拠となる法令も頻度も保存期間も記録する人も異なります。どれか一つを整備しただけで対応済みとしないでください。

制度は改正されることがあるため、実際の運用にあたっては最新の公式情報（国土交通省・警察庁等）や専門家に確認してください。

記録の責任者を最初に決める

定期点検整備は道路運送車両法、酒気帯び確認は道路交通法が根拠であり、記録するのはそれぞれ整備工場、その日の運転者、安全運転管理者です。ここを決めずに「気づいた人が書く」運用にすると、誰も書かない期間が生まれます。作るのは現場、保管と点検は総務、という分担にしておくと負担が一点に集中しません。なお、事故の際は点検記録の提出を求められることがあるため、報告経路の設計を扱った事故・違反発生時の報告フローをあらかじめ定めておく重要性とあわせて整理しておくと安全です。

法定の定期点検整備と日常点検はどう違うか

3種類のうち、混同されやすいのが定期点検整備と日常点検です。どちらも「点検」と呼ばれますが、実施する人も記録の重みも異なります。

定期点検整備の頻度は車種で変わる

道路運送車両法第48条は定期点検整備の義務を定めています。自家用乗用自動車は1年ごと、いわゆる12か月点検です。一方、事業用自動車および車両総重量8トン以上の自家用自動車は3か月ごとで、頻度は4倍違います。台帳に区別を書いていないと、3か月点検の車両が1年間放置されます。未実施は同法第110条により30万円以下の罰金の対象となりうるとされています。期日の管理方法は車検・法定点検のスケジュール管理をどう仕組み化するかで扱っています。

点検整備記録簿の保存期間

点検を実施すると点検整備記録簿が作成されます。保存期間は原則1年間、車種によっては2年間とする整理もあるため、迷ったときは長いほうに合わせるほうが安全です。記録簿は担当者の机に置かれたまま行方不明になる例が多く見られます。受け取った日に台帳へ実施日を転記し、原本を総務のファイルに綴じるところまでを一連の作業にしてください。

日常点検は運行前の確認として行う

日常点検は、その日に車を動かす前に運転者自身が行う確認で、専門知識がなくても実施できる範囲の項目に限られます。逆に言えば、異常が見つかったときに「誰へ、どの経路で報告するか」を決めていないと、運転者は気づいたまま乗ってしまいます。保存期間は法令で一律に定められてはいませんが、酒気帯び確認の記録と同じ1年間に揃えておくと、廃棄のタイミングを一つにできます。

記録用紙に何をどう書くか

ここからは、実際に用紙へ書き込む項目を見ていきます。項目が曖昧なままだと、記録は丸印だけが並ぶ紙になります。

日常点検の記入項目の実例

丸印だけでなく、数値や状態を書かせる欄を混ぜておくと、見ずに書く運用を防ぎやすくなります。

点検項目	記入例
タイヤの空気圧・傷・溝	空気圧：適正／溝：残り約4mm／傷なし
ブレーキの効き・液量	踏みしろ異常なし／液量：MAXとMINの中間
灯火類の点灯	前照灯・制動灯・方向指示器いずれも点灯を確認
ウォッシャー液	残量：約半分／補充なし
エンジンオイル	量：適正／前回交換 5月12日
異音・警告灯	始動時に異音なし／警告灯の点灯なし
走行距離計の値	出発時 48,210km ／ 帰社時 48,297km

安全運転管理者を選任する基準

酒気帯び確認の記録は、安全運転管理者の業務として行われます。選任が必要になるのは自動車を5台以上使用する事業所で、乗車定員11人以上の自動車については1台以上で該当します。マイクロバスを1台持っているだけで対象になる点は見落とされやすいところです。判断は事業所単位で行ってください。

酒気帯び確認の記録に残す7項目

酒気帯びの確認は、2022年4月1日から目視等による確認と1年間の記録保存が求められ、2023年12月1日からはアルコール検知器を使用した確認が義務化されました。あわせて、検知器を常時有効に保持することが必要とされています。

記録項目	記入例
確認者名	安全運転管理者　総務課　佐藤
運転者	営業部　田中
自動車登録番号または識別できる記号・番号等	大阪 500 あ 12-34（社内番号 V-03）
確認の日時	2026年9月5日 8:15（運転前）／17:40（運転後）
確認の方法	対面＋検知器／直行時はビデオ通話＋測定値を画面で確認
酒気帯びの有無	無（測定値 0.00mg/L）
アルコール検知器の使用の有無	有

最も抜けやすいのが「確認の方法」です。対面でない場合は具体的な方法まで書くため、直行直帰が多い会社では確認手順をあらかじめ文章にしておくことをおすすめします。

走行距離計の値と車両を必ず紐づける

どの記録にも共通して重要なのが、記録が「どの車のものか」を特定できることです。社用車が3台以上ある会社では、車両番号または社内管理番号を書く欄を必ず設けてください。「Aさんの車」という認識で人に紐づけて運用していると、その社員が退職した時点で記録が途切れます。走行距離計の値は出発時と帰社時の両方を書かせておくと、一日の走行距離が算出でき、月次の集計も軽くなります。

記録は車両番号または社内管理番号と紐づけて残します。人に紐づけた運用のままでは、その社員が退職した時点で記録が途切れます。

点検記録の整備を進める手順

記録の整備は、様式を作るところから始めると失敗します。まず現状の棚卸しから入ってください。

Step 1〜3：対象車両の棚卸しと様式の統一

Step 1は社用車の全数の洗い出しです。リース車・役員車・現場に置きっぱなしの軽トラックまで含め、車両番号・車種・使用者・保管場所を一覧にし、5台以上になるか、乗車定員11人以上の車両があるかを確認します。Step 2は車種ごとに点検頻度を確定すること、Step 3は日常点検と酒気帯び確認の様式を1種類に統一することです。

Step 4〜6：試行・是正・保存場所の確定

Step 4は1か月の試行です。全車両に新しい様式を配り、1か月後に総務が回収して記入されていない欄を数えます。書かれない理由は、多くが「その場で分からない項目」か「書く場所が遠い」かです。Step 5でその欄を直し、社内独自で足した項目は削ります。Step 6は保存場所と保存期間を、セットで文章にすることです。

整備は様式づくりからではなく、車両の棚卸しから始めます。1か月試行して書かれなかった欄を直し、保存場所と保存期間はセットで文章にしてください。

点検記録が形骸化する原因

様式を整えても、数か月で記録が形だけになる会社は少なくありません。原因はおおむね次の4つです。

毎朝同じ数値を書き写す

前日と同じ数値を書き写す運用は、空気圧や液量のように「昨日と同じはず」と思える項目で起こります。走行距離計の値のように毎日必ず変わる項目を様式の先頭に置くと、書き写しが成立しなくなります。

月末にまとめて書く

月末に1か月分をまとめて記入する状態では、異常を見つけた日を特定できません。記入日を後から書き足せない形にし、総務が週単位で回収してください。回収を月1回から週1回に変えるだけでも、まとめ書きは大きく減ります。

車内のバインダーが行方不明になる

車内のバインダーで運用していると、貸出のたびに持ち出されてそのまま戻らないことがあります。バインダーが無い日は記録が飛び、その月だけ空白になります。車内に置く運用を続けるなら、予備の用紙を補充する担当を決めてください。

実務チェックリスト

自社の点検記録の運用は、次の項目で点検してください。

• 社用車の全数（リース車・役員車・現場常置車を含む）を一覧にした車両台帳があるか
• 車両ごとに点検頻度（1年ごとか3か月ごとか）を台帳に書き分けてあるか
• 点検整備記録簿の保管場所と保管期間を決めてあるか
• 日常点検の記録用紙に、車両番号と走行距離計の値を書く欄を設けてあるか
• 安全運転管理者の選任要否を、事業所ごとの台数で判定してあるか
• 酒気帯び確認の記録に、本記事の表に挙げた7項目がすべて含まれているか
• 直行直帰など、対面で確認できない場合の確認方法を文章で定めてあるか
• アルコール検知器を常時有効に保持するための点検・予備機の準備を決めてあるか
• 記録用紙の回収と抜けの確認を、誰がどの頻度で行うかを決めてあるか
• 異常が見つかった場合の報告先と、その日の運行可否の判断者を定めてあるか

電子ワークフローに乗せるとどう変わるか

紙とバインダーで運用している限り、総務担当者の仕事の大半は「回収」と「抜けの発見」に費やされます。回収が月1回であれば、抜けに気づくのは最短でも1か月後で、書き忘れたのか点検していないのかも判別できません。

申請・承認を電子化すると、まず「いつ記録されたか」が自動的に残ります。運転前の酒気帯び確認を申請として提出させれば、提出時刻がそのまま確認の日時になり、後から書き足すことができません。前日と同じ数値を書き写す運用も、入力時刻が並ぶことで見えるようになります。

承認履歴が残ることも大きな違いです。安全運転管理者が確認した事実が日時つきで残り、記入漏れがあれば差し戻し、その履歴も残ります。本記事で整理した記入項目や7項目は、そのまま承認くんの申請書テンプレートと承認ルートとして設定できます。

まとめ

社用車の点検記録は、道路運送車両法第48条に基づく点検整備記録簿、運行前に運転者が行う日常点検の記録、道路交通法に基づく酒気帯び確認の記録という、性質の異なる3種類で構成されています。頻度は自家用乗用自動車が1年ごと、事業用自動車および車両総重量8トン以上の自家用自動車が3か月ごとと分かれ、酒気帯び確認の記録は1年間の保存が求められます。用紙には丸印だけでなく走行距離計の値といった実際の数値を書かせ、車両番号と紐づけることが、記録を後から使える形にする条件です。

整備を始めるときは、様式づくりからではなく車両の棚卸しから入ってください。全車両を一覧にし、車種ごとの点検頻度を書き分け、安全運転管理者の選任要否を事業所単位で判定するところまで進めば、必要な記録の種類は自ずと確定します。そのうえで様式を1種類に統一し、1か月試行して書かれなかった欄を直す。この順序で進めることが、形だけの記録に終わらせないための出発点になります。